有關(guān)市場部文員崗位職責(zé)與工作流程

【資料圖】

1．目的：

明確跟單文員的作業(yè)，避免工作的失誤、提高工作效力。

2． 適用范圍：

本程序適用于市場部各科室的跟單文員

3． 職責(zé)：

部門經(jīng)理:負(fù)責(zé)審核科室文員的工作.

部門科長:負(fù)責(zé)監(jiān)控各科室文員的工作.

文員:負(fù)責(zé)實施作業(yè)程序.

4． 程序：

4.1接收訂單：

4.1.1訂單以書面形式為準(zhǔn)，盡量避免受理口頭訂單，口頭訂單應(yīng)詳細(xì)記錄，并經(jīng)經(jīng)理助理審核后方可下單.

4.2處理訂單：

4.2.1

接單時必須要求客戶傳真書面訂單，如因客戶存在特殊原因而無法傳真書面訂單時，文員需要求該客戶所屬業(yè)務(wù)員填寫《特請單》或《送樣（贈送）申請單》，經(jīng)經(jīng)理助理審批后方可下單給計劃。

4.2.2審核訂單包括產(chǎn)品的規(guī)格、價格、交期等。

4.2.3審核訂單時如發(fā)現(xiàn)訂單不清楚，首先查閱客戶資料本；其次查閱以前《訂單確認(rèn)表》。如以上兩項仍查詢不到，則應(yīng)立即詢問此客戶所屬業(yè)務(wù)員或直接與客戶聯(lián)系。

4.2.4若所接訂單與客戶以前所用規(guī)格不一致，應(yīng)及時詢問客戶是否需更改要求。

4.2.5訂單確認(rèn)ok后須按客戶要求下單給物控，同時記錄于《訂單記錄表》上，并及時回傳客戶訂單，若交期不能滿足客戶需求應(yīng)立即致電與客戶協(xié)商，并在訂單上注明實際交貨期，重新回傳訂單。

4.2.6當(dāng)天下午須將第二天需出貨的產(chǎn)品在電腦中輸入送貨單并統(tǒng)一打櫻

4.2.7將打印完的送貨單與派車單夾在一起交由財務(wù)審核。

5.合理派車

5.1合理派用本科室運輸車輛,保證正常情況下所派出的貨均能送達(dá)。

5.2

18:00點前填寫區(qū)域劃分表及派車單由科長審核、交經(jīng)理助理批準(zhǔn)，如果科長出差在外，可致電給科長讓其審核派車單，并由文員在審核欄內(nèi)代簽名。

5.3若要借用其他科室的車輛應(yīng)在當(dāng)天下午與該科室的文員聯(lián)系,若經(jīng)同意則派車,派車單應(yīng)由該科室文員簽名

6. 送貨單的整理

6.1所有送貨單必須于第二天早上收回,并整理歸檔,不可有丟失送貨單現(xiàn)象。

6.2收回送貨單時要審核送貨單是否有送貨人簽名及收貨人簽名、印章。

6.3收現(xiàn)金或代收貨款的送貨單,在貨送完后立即將財務(wù)聯(lián)及產(chǎn)品出庫單交給財務(wù)。

7.出庫單的整理

前一天所出的"所有貨的出庫單，司機(jī)會由第二天早上8：00前交于該科室文員，文員收到出庫單后需審核出庫單的客戶代碼、產(chǎn)品名稱、出貨數(shù)量及其簽收欄內(nèi)司機(jī)有無簽名（無簽名需問清楚原因），若出庫單有問題而客戶代碼屬于該文員所負(fù)責(zé)客戶，文員必須在送貨單背面說明問題并簽上名字還給計劃退回倉庫，如果沒有任何問題即將出庫單貼于相應(yīng)送貨單財務(wù)聯(lián)后面。

8.訂單整理：

所有客戶必須設(shè)立相關(guān)檔案，含外省及中間商客戶，當(dāng)訂單完結(jié)后應(yīng)于當(dāng)天存檔，做到日清日畢。

9.報價的處理：

報價給客戶要以該客戶的相關(guān)業(yè)務(wù)員所確定的價格為準(zhǔn)，但必須滿足《正業(yè)產(chǎn)品市場指導(dǎo)價》要求。所有發(fā)出報價單必須經(jīng)經(jīng)理助理審批。

10．發(fā)件產(chǎn)品送貨單的管理：

首先必須登記好客戶名單，并在估計到達(dá)客戶處時間致電過去要求其回簽送貨單，如超出三天未回簽，應(yīng)書面報告經(jīng)理助理予以解決。

11.相關(guān)文件(略)