何為采購管理？

采購管理是指對采購業(yè)務(wù)過程進行組織、實施與控制的管理過程。不知道大家對采購管理的了解有多少？下面小編就來和大家介紹一下什么是采購管理，希望能夠幫助到您，謝謝您的閱讀，祝您閱讀愉快。

【資料圖】

一、基本介紹

采購管理(Procurement Management)是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理?，F(xiàn)代管理教育將采購管理的職能劃分為三類，即保障供應(yīng)、供應(yīng)鏈及信息管理。

二、采購流程

1.采購計劃

采購計劃管理對企業(yè)的采購計劃進行制定和管理，為企業(yè)提供及時準(zhǔn)確的采購計劃和執(zhí)行路線。采購計劃包括定期采購計劃(如周、月度、季度、年度)、非定期采購任務(wù)計劃(如系統(tǒng)根據(jù)銷售和生產(chǎn)需求產(chǎn)生的)。通過對多對象多元素的采購計劃的編制、分解，將企業(yè)的采購需求變?yōu)橹苯拥牟少徣蝿?wù)，系統(tǒng)支持企業(yè)以銷定購、以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購的多種采購應(yīng)用模式，支持多種設(shè)置靈活的采購單生成流程。

2.采購訂單

采購訂單管理以采購單為源頭，對從供應(yīng)商確認(rèn)訂單、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進行準(zhǔn)確的跟蹤，實現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現(xiàn)對采購存貨的計劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。采購訂單可以直接通過電子商務(wù)系統(tǒng)發(fā)向?qū)?yīng)的供應(yīng)商，進行在線采購。

3.發(fā)票校驗

發(fā)票管理是采購結(jié)算管理中重要的內(nèi)容。采購貨物是否需要暫估，勞務(wù)采購的處理，非庫存的消耗性采購處理，直運采購業(yè)務(wù)，受托代銷業(yè)務(wù)等均是在此進行處理。通過對流程進行配置，允許用戶更改各種業(yè)務(wù)的處理規(guī)則，也可定義新的業(yè)務(wù)處理規(guī)則，以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)不斷重組，流程不斷優(yōu)化的需要。

4.交易管理

(Transaction)

較初級的采購管理多為對各個交易的實施和監(jiān)督。其特征為：圍繞著采購訂單(PO，Purchase Order);

與供應(yīng)商較容易的討價還價;

僅重視諸如價格，付款條件，具體交貨日期等一般商務(wù)條件;

被動地執(zhí)行配方和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

5.采購合同

(Procurement)

采購對于供應(yīng)商來說就是他們 的訂單。

隨著對前期大量訂單的經(jīng)驗總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，管理人員意識到供應(yīng)商管理的重要性;同時，根據(jù)自身的業(yè)務(wù)量分析(ABC法)，整個Logistics系統(tǒng)的要求，合理分配自身的資源，開展多個專案管理。這個階段的特征為：

圍繞著一定時間段的采購合同，試圖與供應(yīng)商建立長久的關(guān)系;

加強了對供應(yīng)商其他條件的重視，如訂單采購周期(Lead Time)、送貨、經(jīng)濟批量、最小訂單量和訂單完成率;

重視供應(yīng)商的成本分析;

開始采用了投標(biāo)手段;

加強了風(fēng)險防范意識。

6.策略采購

供應(yīng)鏈管理(Strategic Sourcing-Supply Chain Management)

比較新的概念策略性采購，其特征是：

與供應(yīng)商建立策略性的伙伴關(guān)系;

更加重視整個供應(yīng)鏈的成本和效率管理;

與供應(yīng)商共同研發(fā)產(chǎn)品及其對消費者的影響;

尋求新的技術(shù)和材料替代物，OEM方式的操作;

充分利用諸如跨地區(qū)，跨國家的公司(工廠)的集團力量集中采購;

更為復(fù)雜，廣泛的應(yīng)用投標(biāo)手段。

其中，集中采購的手段正被愈來愈多的公司采用。集中的概念事實上包含兩層含義：集中集團內(nèi)各分公司/各工廠的采購量;采購量集中給少數(shù)的供應(yīng)商，以圖獲取規(guī)模效應(yīng)帶來的節(jié)省。更進一步的工作，是盡可能地減少材料的規(guī)格或標(biāo)準(zhǔn)，以圖從供應(yīng)商在原料采購和生產(chǎn)加工收益中帶來節(jié)省。

三、三項職能

1.保障供應(yīng)

采購管理最首要的職能，就是要實現(xiàn)對整個企業(yè)的物資供應(yīng)，保障企業(yè)生產(chǎn)和生活的正常進行。企業(yè)生產(chǎn)需要原材料、零配件、機器設(shè)備和工具，生產(chǎn)線一開動，這些東西必須樣樣到位，缺少任何一樣，生產(chǎn)線就開動不起來。

2.供應(yīng)鏈管理

在市場競爭越來越激烈的當(dāng)今社會，企業(yè)之間的競爭實際上就是供應(yīng)鏈之間的競爭。企業(yè)為了有效地進行生產(chǎn)和銷售，需要一大批供應(yīng)商企業(yè)的鼎力相助和支持，相互之間最好的協(xié)調(diào)配合。一方面，只有把供應(yīng)商組織起來，建立起一個供應(yīng)鏈系統(tǒng)，才能夠形成一個友好的協(xié)調(diào)配合采購環(huán)境，保證采購供應(yīng)工作的高效順利進行;另一方面，在企業(yè)中只有采購管理部門具有最多與供應(yīng)商打交道的機會，只有他們最有可能通過自己耐心細致的工作，通過與供應(yīng)商的溝通、協(xié)調(diào)和采購供應(yīng)操作，才能建立起友好協(xié)調(diào)的供應(yīng)商關(guān)系，從而建立起供應(yīng)鏈，并進行供應(yīng)鏈運作和管理。

3.信息管理

在企業(yè)中，只有采購管理部門天天和資源市場打交道，除了是企業(yè)和資源市場的物資輸入窗口之外，同時也是企業(yè)和資源市場的信息接口。所以采購管理除了保障物資供應(yīng)、建立起友好的供應(yīng)商關(guān)系之外，還要隨時掌握資源市場信息，并反饋到企業(yè)管理層，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供及時有力的支持。

四、采購管理制度

采購是現(xiàn)代物流鏈中的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它的管理狀況關(guān)系著整個物流鏈的進程。因此搞好公司的采購管理工作，對整個公司的經(jīng)營活動的進行至關(guān)重要。

具體做法

1.采購工作管理目標(biāo)

2.采購管理系統(tǒng)

3.采購管理工作內(nèi)容

4.標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序

5.標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細則

6.公司采購規(guī)程

7.采購工作實施辦法

8.采購入庫驗收管理規(guī)定

五、產(chǎn)品銷售制度

產(chǎn)品銷售是公司實現(xiàn)利潤與經(jīng)營目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)因此產(chǎn)品銷售是現(xiàn)代公司最重要的一項管理制度一家公司缺乏現(xiàn)代的產(chǎn)品銷售管理制度不一定賣不出產(chǎn)品但肯定不能達到最好的效果現(xiàn)代公司的產(chǎn)品銷售管理制度主要有以下幾個方面

1.年度銷售計劃管理制度

2.銷售方針計劃書

3.銷售管理制度

4.銷售促進計劃

5.產(chǎn)品定價管理制度

6.產(chǎn)品降價銷售管理規(guī)定

7.特約銷售組織制度

8.公司特約銷售經(jīng)營制度

9.公司經(jīng)銷商年度獎勵辦法

10.業(yè)務(wù)員開拓新客戶獎勵辦法

11.公司銷售人員管理制度

12.銷售人員考核與獎懲辦法

13.賣場服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

14.售后服務(wù)管理制度

15.客戶投訴經(jīng)濟處罰細則

16.客戶投訴行政處罰條例

17.客戶投訴管理制度

18.客戶投訴案件處理辦法

19.客戶提案意見處理規(guī)定

六、倉儲管理制度

倉儲管理與采購管理一樣也是現(xiàn)代物流管理的一個重要環(huán)節(jié)做好倉儲管理工作對于保證及時供應(yīng)市場需要合理儲備加速周轉(zhuǎn)節(jié)約物資使用降低成本以及提高企業(yè)的經(jīng)濟效益都具有重要作用因此倉儲管理制度已成為現(xiàn)代公司管理制度中的重要組成部分它主要包括以下幾個方面

1.公司倉庫規(guī)劃管理制度

2.庫存量管理工作細則

3.公司物資儲存保管條例

4.公司儲存管理辦法

5.公司材料編號辦法

6.倉庫管理辦法

7.公司產(chǎn)品領(lǐng)用細則

8.公司發(fā)貨管理規(guī)定

9.退貨管理規(guī)定

10.進貨管理規(guī)定

11.調(diào)貨管理規(guī)定

12.出庫管理規(guī)定

13.商品進出庫管理規(guī)定

14.公司產(chǎn)品保管條例

15.倉庫安全管理辦法

七、管理平臺

互聯(lián)網(wǎng)第一個采購管理平臺由原浙江省機電設(shè)備招標(biāo)局局長吳樹貴先生和曾任浙江省國際技術(shù)設(shè)備招標(biāo)有限公司總經(jīng)理助理的羅青先生在2001年共同創(chuàng)建;2002年創(chuàng)建上海必聯(lián);2009年獲十年電子商務(wù)模式創(chuàng)新大獎。業(yè)內(nèi)的采購管理平臺基本功能包括：

(一)采購商采購管理平臺

1.價格管理：是企業(yè)確定采購價格的過程，建立和管理企業(yè)采購物品的統(tǒng)一價格體系，對采購價格的執(zhí)行范圍、定價方式進行規(guī)范，必聯(lián)采購網(wǎng)為用戶企業(yè)構(gòu)建了一套完善的價格管理體系。

2.采購計劃：是由企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)計劃制定并按照不同的計劃階段導(dǎo)入必聯(lián)采購網(wǎng)，支持多種格式文件導(dǎo)入，導(dǎo)入后的生產(chǎn)計劃可以進行查看、修改。系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)校驗機制，通過采購網(wǎng)中的采購目錄與計劃中物料的核對，自動將不合格數(shù)據(jù)篩選出來，有效保證了計劃數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.采購定價：企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇多種采購模式：招標(biāo)、競價、詢價。充分發(fā)揮市場杠桿效應(yīng)，降低采購品的材料成本和采購過程成本，提升采購工作效率，從而達到降低企業(yè)采購成本目的。

4.合同、協(xié)議管理：是采購定價結(jié)果的體現(xiàn)，也是采購實施的依據(jù)，包括采購品的價格信息、交貨條件、付款方式等主要信息。可以手工錄入合同，也可以根據(jù)采購定價項目的中標(biāo)結(jié)果直接生成合同。

5.訂單協(xié)同：企業(yè)需要一個完整的供應(yīng)鏈管理，才能動態(tài)快速地響應(yīng)客戶需求。必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等的流程。

6.采購統(tǒng)計：主設(shè)定統(tǒng)計查詢方式，分為按項目采購統(tǒng)計和按采購價格統(tǒng)計兩種，可以對供應(yīng)商報價的歷史紀(jì)錄、訂單響應(yīng)、送貨及時率、貨物合格率、交易數(shù)據(jù)等進行自動統(tǒng)計，為采購決策提供強有力支持。

7.供應(yīng)商管理及評估：供應(yīng)商通過網(wǎng)上注冊，申請成為供應(yīng)商企業(yè)，經(jīng)過必聯(lián)采購網(wǎng)對供應(yīng)商注冊信息校對、驗證通過，供應(yīng)商真正注冊成為采購網(wǎng)供應(yīng)商;采購商可對供應(yīng)商進行認(rèn)證，使其成為自己的潛在供應(yīng)商;擁有供貨資質(zhì)的供應(yīng)商稱為正式供應(yīng)商;采購商可對正式供應(yīng)商進行評估，選出合格供應(yīng)商。

8.采購目錄維護：采購品目錄是整個采購系統(tǒng)的基礎(chǔ)和根本，它具有統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編碼的特點，各個采購商根據(jù)自身企業(yè)的特點和需要進行維護。

(二)供應(yīng)商供應(yīng)管理平臺

1.客戶管理：是對當(dāng)前用戶交易場狀態(tài)的管理，可以根據(jù)自己的需求，申請進入新的交易場;

2.交易管理：查看和操作不同狀態(tài)下的采購項目，全程管理采購交易;

3.訂單協(xié)同：必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等流程。

4.合同管理：合同是采購定價結(jié)果的體現(xiàn)，也可以根據(jù)采購定價項目的中標(biāo)結(jié)果直接網(wǎng)上交互和確定合同。

5.供貨管理：建立供應(yīng)產(chǎn)品與客戶之間的關(guān)聯(lián)，確保擁有供應(yīng)產(chǎn)品的資質(zhì);同時，與采購商雙向查看和管理協(xié)議內(nèi)容。

八、管理原則

1.首先必須建立完善的供應(yīng)商評審體制:對具體的供應(yīng)商資格、評審程序、評審方法等都要作出明確的規(guī)定。

2.建立采購流程、價格審核流程、驗收流程、付款結(jié)算流程。

3.完善采購員的培訓(xùn)制度，保證采購流程有效實施。

4.價格的評審應(yīng)由相應(yīng)程序規(guī)定由相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)名簽署生效，杜絕暗廂操作。

5.規(guī)范樣品的確認(rèn)制度，分散采購部的權(quán)力。

6.不定期的監(jiān)督，規(guī)范采購行為。

7.建立獎勵制度，下調(diào)價格后應(yīng)對采購員進行獎勵。

8.加強開發(fā)能力，尋求廉價代替品。

九、管理要素

第一，要確定供應(yīng)商的資格。以確保供應(yīng)商有良好的供貨能力。對于大型制造企業(yè)而言，這點尤為重要，因為供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力對于企業(yè)的穩(wěn)定生產(chǎn)具有關(guān)鍵性的作用，因此這些企業(yè)有一個合格供應(yīng)商名錄，采購只能限于名錄內(nèi)的供應(yīng)商，而且要由企業(yè)的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)化部門來核定這個名錄。

第二，采購價格形成機制。為了對采購價格進行有效管理，通常企業(yè)需要有一個價格小組來核定采購物品的價格上限，這個小組的成員應(yīng)該由高層主管、財務(wù)和采購部門共同組成，從而防止采購業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商在價格上有合謀私利的行為。

第三，付款方式的確定。這是實際的利益，企業(yè)應(yīng)盡最大的.努力，爭取好的付款方式。

第四，數(shù)量核查。供應(yīng)商貨品到貨后，應(yīng)該由檢驗部門核查到貨數(shù)量。

第五，質(zhì)量核查。對于有質(zhì)量要求的貨品，需要質(zhì)檢部門的檢驗。

十、行業(yè)差異

當(dāng)我們在思考如何提高我們的采購管理水平，降低采購總成本的時候，首先我們需要理解采購管理的行業(yè)差異是什么？這樣，我們才能理解并采用不同的方法來管理各行各業(yè)不同的采購工作。根據(jù)各行業(yè)采購工作的通性和個性，我們將采購管理工作分為四類：

第一類

生產(chǎn)性采購

就是我們采購這個物品是直接為了公司生產(chǎn)運營所需。而生產(chǎn)性采購又分為兩類：

第1類是原材料性采購（MRP性物料采購）。所采購的此類物料是本企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品的組成部分或中間體產(chǎn)品；

第2類是零配件的采購（MRO性采購，就是維修，維護、修理、運作），這些零配件是為了保障機器能正常生產(chǎn)運作所需要的維修、更換配件。

這兩類物品的采購管理性質(zhì)不同，運作方式也不同，看問題的角度也不同。

第二類

商貿(mào)性采購

像沃爾瑪這樣的零售商，它們的采購不屬于生產(chǎn)性采購，屬于商貿(mào)性采購，商貿(mào)性采購和生產(chǎn)性采購最大的區(qū)別是什么？批發(fā)商、零售商在采購物品時（像沃爾瑪采購的東西），采購什么商品并不十分重要，重要的是采購的東西必須保證能賺錢，筆筆都得賺錢，不賺錢就沒有必要采購進貨。西瓜不賺錢，可以采購蘋果。但是對于生產(chǎn)性采購來講就不行，這個產(chǎn)品我們公司只能用這個原材料，我做餅干的，只能買面粉，不能說面粉太貴就不買了，不買就停產(chǎn)了，所以生產(chǎn)性并不保證每次采購都賺錢，而且采購的盈利性也不能直接反應(yīng)出來的。我們舉一個簡單的例子：一個很稱職的生產(chǎn)采購部經(jīng)理，如果跳槽到批發(fā)商、零售商去做采購管理，也許過不了半年就被炒掉了，為什么？因為采購管理的角度不一樣。管理的方法也就有很大的不同。

第三類

一般日常用品性采購

像辦公用品采購，還有行政采購等。其特點是采購品類繁雜，但采購金額小。其所采購的物品主要是保障公司的正常行政辦公所用。

第四類

項目性采購

有時候，我們的采購工作屬于項目性采購，比如說買一臺設(shè)備，蓋一個車間等。項目性采購的主要特點是一次性。很少有重復(fù)性的采購。這就意味的每次采購的流程都得重新開始，以往的經(jīng)驗和關(guān)系很少能用到。

十一、解決方法

采購是供應(yīng)鏈當(dāng)中的一個重要環(huán)節(jié)，它對企業(yè)管理是否成功有著巨大的影響。對任何生產(chǎn)企業(yè)而言，將正確的原材料和半成品以正確的價格，正確的質(zhì)量在正確的時間送到正確的地點，是至關(guān)重要的。

在實際操作中，要把采購當(dāng)成供應(yīng)鏈的一部分進行管理，要想管理得當(dāng)，需要注意以下幾個方面的問題：

1、制定采購計劃，其中包括采購商品的價格，付款條件，質(zhì)量，商品來源地，交貨方式和運輸方式等。

2、選擇合適的供應(yīng)商并確定他們的合作方式。

3、確定采購的數(shù)量和批次，防止造成不必要的庫存和增加運輸成本。

十二、采購理念

一、采購管理與ERP集成的一體化思想

ERP系統(tǒng)面向企業(yè)的整個業(yè)務(wù)流程，其核心思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一條緊密連接的供應(yīng)鏈，它將企業(yè)管理從企業(yè)內(nèi)部延伸到企業(yè)外部，對企業(yè)供應(yīng)鏈的所有環(huán)節(jié)進行管理和集成。

1.在企業(yè)內(nèi)部的集成方面

在企業(yè)內(nèi)部，ERP系統(tǒng)將整個企業(yè)的相關(guān)部門通過信息共享有機地集成一個整體。而采購管理作為企業(yè)內(nèi)部信息流、物流、資金流的源頭，實現(xiàn)基于ERP的采購管理系統(tǒng)的集成對于整個企業(yè)ERP系統(tǒng)集成具有重要意義。ERP系統(tǒng)重視對入們已習(xí)慣的原有工作方式與工作流程進行重新改造和設(shè)計，改造范圍越廣，新系統(tǒng)的潛能越能充分發(fā)揮。企業(yè)所得的收益也應(yīng)越大。在采購管理中不斷追求高效的流程，先進的軟件系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程結(jié)合在——起考慮，不斷優(yōu)化、磨合。這種在企業(yè)內(nèi)部進行的ERP的有效集成，將提高采購管理的效率，實現(xiàn)企業(yè)資源最大限度的發(fā)揮作用。

ERP是以計算機技術(shù)為支撐的資源的管理，計劃、運用都是以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn)的。確保采購管理中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，建立完善的數(shù)據(jù)收集機制。在管理活動中以數(shù)據(jù)說話，以合乎事實的數(shù)據(jù)為決策依據(jù)，這才能實現(xiàn)ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成。

2.在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的集成方面

ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成，是企業(yè)從整個市場競爭與社會需求出發(fā)，整合、優(yōu)化供應(yīng)鏈上的企業(yè)內(nèi)部各個部門、材料供應(yīng)商等各種資源，這樣實現(xiàn)了社會資源的優(yōu)化、重組，大大捉高了企業(yè)采購活動中物流、資金流與信息流的運轉(zhuǎn)效率，消除了眾多的中間冗余的環(huán)節(jié)。從而減少流通成本。并提高企業(yè)應(yīng)變能力。

這種ERP與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的有效集成把企業(yè)與供應(yīng)商良好地連接在一起，并通過信息網(wǎng)絡(luò)融為一體，目的是在激烈的市場競爭環(huán)境中求生存和發(fā)展，大大提高了企業(yè)采購管理的效率，給企業(yè)帶來了顯著的利益。企業(yè)采購管理中實現(xiàn)ERP的有效集成，消除了采購的許多冗余的中間環(huán)節(jié)，減少了浪費，避免了延誤，具有良好的社會效應(yīng)。

綜上所述，一方面采購管理通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的有效集成，實現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流以及信息流的有機集成提高采購管理效率的目的。另一方面。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)外部供應(yīng)鏈上的有效集成，達到與供應(yīng)商建立長期牢固的合作關(guān)系，優(yōu)化了企業(yè)的采購管理?？傊?，通過ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)外兩方面的集成，提高了企業(yè)采購管理的應(yīng)用效率，集中體現(xiàn)了采購管理與ERP集成的一體化思想。

二、ERP采購管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與運作

企業(yè)的采購工作相當(dāng)重要并且也非常繁雜，相當(dāng)多的企業(yè)采購從中央到地方經(jīng)常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素：物料供應(yīng)的數(shù)量、價格以及供應(yīng)時間反而只是勉強應(yīng)付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發(fā)供應(yīng)商，更談不上建立企業(yè)的穩(wěn)固、高效和低成本的供應(yīng)鏈條。ERP的出現(xiàn)為采購工作注入了強大的活力，提供了管理和技術(shù)并舉的解決方案。應(yīng)該說在諸多業(yè)務(wù)部門的ERP推廣與應(yīng)用中，采購部門是見效最快的部門之一。企業(yè)在實施基于ERP的采購管理信息系統(tǒng)時可以根據(jù)一定的業(yè)務(wù)順序進行：

1.建立供應(yīng)商資源

運行ERP下的采購管理系統(tǒng)時首先是建立供應(yīng)商檔案，同時對首選、次選等供應(yīng)商加以分類，并建立供應(yīng)商的供應(yīng)貨物明細(品種、價格、供應(yīng)期、運輸方式等)，資料必須進行最終確認(rèn)才有效。系統(tǒng)在執(zhí)行采購訂單下達時，要讀入相應(yīng)的供應(yīng)商資料，并且初始化供應(yīng)商的有關(guān)賬務(wù)資料。初始化完成之后才能處理采購業(yè)務(wù)。供應(yīng)商資料是采購子系統(tǒng)的基本資料。

2.生成采購申請

根據(jù)ERP的物料需求計劃生成的采購申請，同時綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統(tǒng)自動物料合并，也可以人工干預(yù)和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長(有的進口件要半年以上的采購周期)，因此有可能超過主生產(chǎn)計劃制定周期。這類采購的采購計劃應(yīng)經(jīng)過銷售、財務(wù)與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數(shù)量和時間，然后制定物料的中期或長期采購申請。

3.確定優(yōu)選供應(yīng)商

該過程是落實采購供應(yīng)商。采購業(yè)務(wù)人員根據(jù)系統(tǒng)中的供應(yīng)商資源，綜合考查有關(guān)供貨價格、交貨數(shù)量、交貨期、質(zhì)量要求與技術(shù)要求，進行供應(yīng)商選優(yōu)評價，落實每種物料的優(yōu)選供應(yīng)商。對新開發(fā)的供應(yīng)商資源還要進行供應(yīng)商的認(rèn)證過程，經(jīng)過相應(yīng)的評審并合格后才能作為許可采購的供應(yīng)商。

4.生成用款計劃

生成采購計劃后，系統(tǒng)自動生成用款計劃，并根據(jù)詢價結(jié)果進行維護。由財務(wù)對用款計劃進行確認(rèn)之后反饋意見給采購部。

5.下達訂單

根據(jù)訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單。并經(jīng)過確認(rèn)后即可進行訂單輸出，最后下達給供應(yīng)商。也可以網(wǎng)上發(fā)布訂單。對于臨時追加的采購任務(wù)，可以通過與供應(yīng)商協(xié)商直接下達采購訂單。

6.采購訂單跟催

采購業(yè)務(wù)人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統(tǒng)可以設(shè)置跟蹤的時間周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度及質(zhì)量情況，并及時對供應(yīng)商給予支持。

7.貨物驗收

由采購業(yè)務(wù)員對供應(yīng)商所供貨物按訂單與進行驗收，并錄人收貨單。也可以根據(jù)系統(tǒng)集成的特點與企業(yè)的實際流程直接由貨物管理員對貨物按訂單驗收，并對不按計劃交貨的供應(yīng)商進行管理控制(拖期、提前)。

8.結(jié)賬與費用核算D結(jié)賬付款工作

應(yīng)由采購部門配合財務(wù)部門來完成，并根據(jù)物料的采購結(jié)算單據(jù)和對采購各種費用的分?jǐn)?。計算出物料的采購成本?/p>

9.采購訂單結(jié)清

在采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結(jié)清采購訂單。系統(tǒng)可提供自動結(jié)清功能，可選擇交貨、收貨、入庫、付款、考核等結(jié)清方式。一般系統(tǒng)按付款結(jié)清的方式處理。也可以進行強制結(jié)清。

10.系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護

采購子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)有采購員資料、供應(yīng)商資料、采購提前期以及業(yè)務(wù)流程設(shè)置。對這些數(shù)據(jù)應(yīng)及時加以維護。

11.采購子系統(tǒng)運作帶來的效益采購子系統(tǒng)的實施可以給企業(yè)采購部門的管理工作帶來顯著的變化與改善。

主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)提高采購工作效率。例如。催促已下訂單的時間可以從實施前占總時間的50%，下降到12%。日常查詢庫存的時間也可以大大減少等。

(2)流程變革帶來的效益。例如：通過采購訂單，可以直接完成驗收貨物、發(fā)票錄入等工作，并且簡化了所有數(shù)據(jù)的查詢。這些都會帶來流程效益。

(3)較少文件流轉(zhuǎn)。提高處理信息的效率。

(4)提高業(yè)務(wù)人員素質(zhì)。有統(tǒng)計表明，實施ERP后，采購業(yè)務(wù)人員的工作時間分配會發(fā)生較大的變化。業(yè)務(wù)人員研究工作來尋求降低成本的時間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實施ERP系統(tǒng)會提高采購人員的工作效率和素質(zhì)。

(5)提高基礎(chǔ)管理工作水平。采購業(yè)務(wù)的規(guī)范性將得到加強。采購部門管理人員將有更多的時間抓業(yè)務(wù)培訓(xùn)、供應(yīng)商開發(fā)等基礎(chǔ)管理工作。

ERP是在市場競爭的動力下發(fā)展起來的，企業(yè)為了在市場中求生存與發(fā)展。不斷地整合、優(yōu)化與擴人企業(yè)的自身資源。ERP經(jīng)過發(fā)展，其功能模塊及內(nèi)部各個分系統(tǒng)的性能不斷增強。功能也在不斷擴展和完善，涉及企業(yè)的領(lǐng)域越來越廣。但隨著ERP的發(fā)展，它應(yīng)用的局限性也越來越明顯地表現(xiàn)出來。因此，隨著信息技術(shù)以及電子商務(wù)的出現(xiàn)和發(fā)展，ERP必然要謀求與其他信息系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)其功能不斷擴展和增強。以便更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。